Journées Portes Ouvertes

Organiser une journée portes ouvertes est une excellente opportunité pour un établissement scolaire ou universitaire de se présenter sous son meilleur jour, attirer de nouveaux étudiants et renforcer son image. Cette journée est cruciale, car elle permet aux visiteurs de découvrir l’établissement, ses infrastructures, son personnel, ainsi que ses valeurs. Pour qu’une journée portes ouvertes soit un succès, il est essentiel de planifier chaque détail avec soin. Voici les étapes clés pour organiser une journée portes ouvertes réussie.

1. Définir les objectifs

• Attirer de nouveaux étudiants : C’est souvent l’objectif principal.
• Présenter les formations : Mettre en avant les spécificités des programmes proposés.
• Valoriser l’image de l’établissement : Montrer le dynamisme et la qualité de l’établissement.
• Favoriser les inscriptions : Inciter les visiteurs à s’inscrire aux formations.

2. Fixer la date et la durée

• Période : Choisissez une période propice, généralement en fin d’année scolaire ou pendant les vacances.
• Durée : Une journée entière est souvent idéale, mais vous pouvez également organiser des demi-journées.

3. Préparer un programme attrayant

• Visites guidées : Proposez des visites guidées des installations de l’établissement, comme les salles de classe, la bibliothèque, les laboratoires, les résidences, et les installations sportives. Assurez-vous d’avoir des guides bien informés, qui peuvent répondre à toutes les questions des visiteurs.
• Présentations des programmes académiques : Organisez des sessions de présentation pour expliquer les différents cursus proposés par l’établissement, les débouchés et les opportunités de carrière.
• Rencontres avec les enseignants et les étudiants : Facilitez des rencontres avec le personnel académique et des étudiants actuels. Ils peuvent partager leur expérience et fournir des informations de première main.
• Ateliers et démonstrations : Proposez des ateliers pratiques ou des démonstrations pour montrer les compétences que les étudiants acquièrent durant leur formation. Cela peut inclure des cours d’essai, des démonstrations en laboratoire ou des simulations.

4. Communiquer autour de l’événement

• Réseaux sociaux : Créez des publications engageantes sur vos pages Facebook, Instagram, Twitter, et LinkedIn. Utilisez des photos et vidéos pour illustrer la qualité de l’établissement.
• E-mailing : Envoyez des invitations par e-mail à vos listes de contacts existantes, incluant les anciens élèves, les parents d’élèves et les partenaires.
• Affiches et flyers : Distribuez des affiches et flyers dans les écoles, les bibliothèques, les centres communautaires, et d’autres lieux fréquentés par votre public cible.
• Site web : Développez une section dédiée à la journée portes ouvertes sur le site de l’établissement, avec tous les détails nécessaires (programme, horaires, formulaire d’inscription).

5. Impliquer les étudiants et les enseignants

• Ambassadeurs : Choisissez des étudiants motivés pour accueillir les visiteurs et répondre à leurs questions.
• Ateliers : Les enseignants peuvent animer des ateliers pour présenter leurs cours.
• Témignages : Invitez des anciens élèves à témoigner de leur expérience.

6. Soigner la logistique

• Accueil : Prévoyez un accueil chaleureux avec des bénévoles pour orienter les visiteurs.
• Signalétique : Mettez en place une signalétique claire pour faciliter la circulation.
• Restauration : Proposez des boissons et des en-cas pour les visiteurs.
• Matériel : Prévoyez tout le matériel nécessaire (brochures, flyers, stylos, etc.).

7. Créer une ambiance conviviale

• Décoration : Décorez les locaux pour créer une atmosphère accueillante.
• Animations : Proposez des animations pour rendre l’événement plus dynamique (expositions, quizz, etc.).
• Musique : Choisissez une musique d’ambiance adaptée.

8. Suivre et analyser l’événement

• Formulaires d’inscription : Distribuez des formulaires d’inscription pour recueillir les coordonnées des visiteurs intéressés.
• Enquêtes de satisfaction : Organisez des enquêtes pour connaître l’avis des visiteurs.
• Analyse des résultats : Analysez les résultats pour améliorer les prochaines journées portes ouvertes.

Conseils supplémentaires

• Personnalisation : Proposez des parcours personnalisés en fonction des centres d’intérêt des visiteurs.
• Accessibilité : Assurez-vous que l’événement soit accessible à tous, y compris aux personnes à mobilité réduite.
• Suivi : Après l’événement, contactez les personnes qui se sont inscrites pour répondre à leurs questions et les accompagner dans leurs démarches.

En suivant ces étapes, vous maximiserez vos chances de réussir l’organisation de votre journée portes ouvertes et de faire une impression positive sur les visiteurs. L’objectif est non seulement de montrer les atouts de l’établissement, mais aussi de créer une expérience mémorable qui renforcera leur décision de s’inscrire.